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仕事は準備が8割!見える化して無駄なく効率よく成果を出す6つのステップ

更新日:2021年6月26日


今回は私のクライアントでコーチングを副業としてされている方の、「本業が忙しくてやりたいことができません」というお悩みから作成したコンテンツを紹介します。 こちらのコンテンツを利用することで、まったく作業が進まず、アポイントも取れなかったクライアントが1日の作業を完了させ、アポイントも仕事がある日でも2件こなせるようになりました。 ステップが少し多いかもしれませんが、タイトルにあるように準備が8割です。 先ず実践してみて、その効果を実感してみてください。具体例はクライアントのものとなっています。


《目次》 1.「見える化」する目的 2.「見える化」するメリット 3.「見える化」するポイント 4.作成手順の流れ ❶TODOを見える化する6つのステップ ❷今日のTODOリスト作成 ❸24時間チェックシート ❹1日スケジュール表 ※携帯用アプリ版 Toodledoの使い方(パソコンを持っていない方専用)


1.「見える化」する目的 ・あなたが望む理想の人生を手に入れる、人生の目標を達成するためにやるべき ことをプラン立てすることで、毎日の時間を有効活用する。 ・現状の問題やタスクを書き出すことにより、無駄な時間が短縮され、作業効率が良 くなる。 ※タスク=すべきこと・やるべきこと・作業・仕事


2.「見える化」するメリット ・タスクの抜けや漏れ、忘れなどのミスがなくなる。 ・作業効率が良くなる。 ・周囲からの信頼感が高まる。 ・やるべきことが明確になり、先延ばしにしなくなる。 ・時間に余裕もって取り掛かれるので、落ち着いてタスクを処理できる。


※普段の仕事や職場など、日常でも使える内容になっています。 ※作業に取り掛かる前にプラン立てをすることで、仕事の生産性向上や残業削減、業務改善に繋 がりますので、是非この機会以外にも有効活用してみて下さい。


3.「見える化」するポイント ・普段からメモ帳を持ち歩いたり、携帯電話のメモ機能を活用する。 ・思いついたことは全てその場で書く。 ・出先で急な予定が入ったり、人から依頼された要件や約束など、その場で必ずメモを取る。 ・人はすぐに忘れてしまうことが多いため、小さなことでも「必ず忘れるから書く」ようにする。


4.作成手順の流れ ❶TODOを見える化する6つのステップ タスクとTODOを見える化する具体的な方法を⑥つのステップに分けて紹介します。


●Step1:全てを書き出す ●Step2:次のアクションは複数あるものか ●Step3:大きなタスクを細かく分解する ●Step4:所要時間を設定する ●Step5:期限を設定する ●Step6:タスク/TODOリストに記入する


☆作成開始☆ ●Step1:全てを書き出す 《用意する物》 ・ある程度大きな無地の壁紙(画用紙2枚分やカレンダーの裏紙など) ・付箋 ・ボールペン


《下記ルールに沿って、用紙した付箋に思いついたことを全て書き出して下さい》 ① 1つの付箋につき1つのことを書く ② 未来の自分に優しく(未来の自分が読んでも分かるように書く) ③ 意志力を浪費しない(「何を書いて、どんなことだったら書かなくてもいいのか」を考えず、迷ったら書く) ④ 忘れるために書く(書いて忘れることにより、その他のことに高いパフォーマンスを発揮できるようになる) ⑤ すぐに見て確認できる場所に貼る(日常生活で視界に入る壁に貼って下さい)


●Step2:次のアクションは複数あるものか 書き出したタスクが1回のアクションで完了するものか、または複数の作業が必要になるかを判断します。 (例)「次のアクションは複数あるものか?」 ➡YESの場合→Step3の「大きなタスクを細かく分解する」に進んで下さい。 ➡NOの場合→5分以内で終わる内容なのか見極める。 ※1アクションで完了し、5分以内で終わるタスクはその場ですぐに処理をします。 ※5分以上かかりそうなタスクは、Step4に進んで下さい。


●Step3:大きなタスクを細かく分解する ①具体的な行動を書く→「〇〇する」と記載する。 「明日のイベントを検討する」では、何をするか分かりにくいので、分かり易く 「イベントの日時を決める」や「イベントの場所を決める」など、どんな行動をするのか具体的に書く。


②具体的行動をなるべく細かく分解し、どんなに長くても1時間以内にする。 ※人の集中力は長くても90分の継続が限界であるため、1時間以内で行えるタスクに分解する ※1時間の作業を終えたら、10分以内の休憩を挟むようにして下さい (例)具体的行動を細かく分解する 「参加希望者のリストを作る」 「参加者用のライングループを作る」 「参加者へ当時の詳細な情報を送る」 「市内の桜スポットの場所を調べる」

●Step4:所要時間を設定する 1つのタスクを処理するのに必要な時間をExcelのWBSに記入して下さい。所要時間を設定することで、全体でどの程度時間があれば全て処理できるかが把握できます。また、今日のスケジュールでどのタスクまで処理できるかが明確になり、今後のタスク処理スケジュールも明確になります。


●Step5:期限を設定する 2つの期限(本当の期限、自分の期限)を設定し、WBSへ記入して下さい。 ①本当の期限→依頼者より指定された期限 ②自分の期限→修正&やり直し、変更などを想定して期日に余裕をもって設定した期限 ※期限を設定することで、「期日に間に合わない」「期限内に満足できるものが作り上げられない」 という問題が解決されます。



●Step6:タスク/TODOリストに記入する ①TODOリスト WBSにより細かく分解したタスクをExcelへリスト化する。 ※完了したタスクは白に色付けするなど工夫することで、タスクの整理ができます。



②隙間時間用TODOリスト 電車やバス遅延時、その他の待ち時間、急な予定のキャンセルなど、少しでも時間ができた時に隙間時間を活用する。 ※その場で考えると、考えるだけで時間が過ぎてしまうため、当日に備えて事前に計画を立てて下さい。



③移動時間用TODOリスト 隙間時間も同じですが、移動時間用の持ち物を忘れないように記載して下さい。事前に計画を立てることで、移動時間を更に効率よく活用できるようになります



❷今日のTODOリスト作成 今日中にやるべきことや、やりたいことを書き出して見える化します。TODOリストで上げたタスクも参照しながら、今日のリストを朝までに必ず作って出社や自分の時間に取り掛かって下さい。この時、タスクリストには今日やること、やることの優先度、見積もり時間、実際に要した時間を記入してください。 (例) 〇今日やること→職場に提出する今年度目標のシート作り 〇優先度→A   見積時間→40分   所要時間→30分 ☆Aランク→必ずやること ☆Bランク→Aランクの仕事が終わったらやること ☆Cランク→時間が余ったらやること



❸24時間チェックシート 1日の行動を全て記録することで、1つ1つの作業にどれくらいの時間がかかっているか把握し、振り返ることができます。最低1週間は、全て行った作業を具体的に書き出して下さい。何かを変えよう、変えたい、改善したい、と思った時に最初にやることは、現状を知ることが大切になってきます。 (例)・朝起きてから出掛けるまで何分かかるのか? ・通勤時間には何をしているのか? ・昼休みに食事をとっている時間は何分なのか? ・食後は何をしているのか? ・帰宅後は何をして過ごしているか?



❹1日スケジュール表 1日のスケジュールを作り、1日の行動をイメージすることで、作業をスムーズに進めることができます。朝の5分の時間で、1日の流れをイメージする習慣をつけていきましょう。 表の上段は、朝に計画する予定、下段は実際に行動した内容を書いて下さい。



【携帯用アプリ版 Toodledoの使い方】

~フォルダの作り方~ ① 使用する前に、SettingsよりLanguageを日本語に設定します。 ② 表記が日本語に変換されたら、下記項目のタスクとNotesを使用します。 ③ 最初に、Notesのノート追加を選択し、追記したい内容を入力します。 (例) 毎日やること、TODO、隙間時間用TODO、移動時間用TODOなど ④ その後に上位表示された項目(毎日やること)をタッチし、完了を選択する。 ⑤ フォルダの場所に“毎日やること”を再度入力して保存します。 ⑥ Notesの上位に新規フォルダが作られたらタスクを細分化していきます。


~タスクの追加方法~ ① タスク項目のすべてのタスクを選択し、タスク追加を選択します。 ② 追加したいタスク名を入れ、Editを選択します。 ③ 下記の項目(優先度、期日、締め切り時刻)を入力。その他の項目は必要に応じて使用して下さい。繰り返し行う場合は、期日の入力は不要です。


※優先度について ・最優先→期日が近いもの、他人が関わってくる企画、自分の目標や自己実現に関わってくるもの ・優先度(高)→緊急であり重要なもの(最優先事項が終わったら取り組む) ・優先度(中)→緊急であるが、重要でないもの ・優先度(低)→緊急でも重要でもないもの(時間が余ったらできること)

以上が6つのステップです。かなり実践的な内容となっています。細かくて分かりにくいという方はinstagramのDMにてお気軽にご連絡ください。https://bit.ly/34Uto2E

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